Accès au Centre de conférences des Nations Unies à Addis-Abeba
Q : Qui est autorisé à tenir des réunions au Centre de conférences des Nations Unies à Addis-Abeba ?
R : Le Centre de conférences des Nations Unies à Addis-Abeba est ouvert à tous, y compris les divisions de la CEA, les organismes, fonds et programmes des Nations Unies, la Commission de l’Union africaine, les ambassades accréditées en Éthiopie, les ONG internationales, les établissements d’enseignement, les institutions gouvernementales, ainsi que certaines associations professionnelles, y compris des organisations de la société civile et des entreprises réputées. Les réunions et conférences portant sur des questions religieuses, ethniques ou politiques peuvent ne pas être autorisées.
Q : Quelle entrée les participants utilisent-ils pour accéder au Centre de conférences ?
R : L’entrée 2 est utilisée par les participants. Les véhicules, cependant, peuvent utiliser l’entrée 1 (sur l’avenue Menelik II) pour les VIP. Pour déposer du matériel d’exposition, les camions et camionnettes peuvent accéder au Centre par l’entrée « Salcost » (entrée 3).
Q : Comment les organisateurs doivent-ils planifier le processus d’inscription ?
R : Pour les clients internes, l’inscription doit se faire sur les systèmes électroniques de planification des réunions Indico ou iEvent. Le CCNU-AA fournit les liens vers le système d’inscription avant la réunion prévue de façon que les organisateurs puissent soumettre leurs demandes à temps. Les clients externes peuvent utiliser le formulaire d’inscription fourni par le personnel du CCNU-AA et le soumettre au moins trois jours avant la réunion.
Q : Comment les inscriptions et la délivrance des badges sont-elles organisées ?
R : Les badges sont établis par le personnel de sécurité des Nations Unies dans le bâtiment d’enregistrement des délégués (Delegates Registration Building, DRB). Le formulaire d’obtention de badges, au format Excel, doit être rempli par l’organisateur et envoyé avec la liste des participants confirmés au personnel du CCNU-AA quelques jours avant l’événement afin que les badges puissent être imprimés.
Pour les badges, en plus des noms des participants, les éléments suivants sont nécessaires :
- Titre abrégé de l’évènement ;
- Logo électronique (facultatif) ;
- Date de l’évènement (du … au …)
- Présentation de l’identifiant : nom du participant + nom de l’organisation ou nom du participant + nom du pays
Trois à quatre catégories de badges peuvent être imprimées, par exemple : Participant, Secrétariat, Médias, Délégué, en fonction des besoins ; les catégories sont codées par couleur.
Veuillez noter que le CCNU-AA n’apporte aucune modification au contenu du modèle. Les organisateurs doivent donc envoyer le plus rapidement possible des informations précises, en veillant notamment à une orthographe correcte.
Q : Faut-il des badges pour toutes les réunions qui ont lieu au Centre de conférences des Nations Unies à Addis-Abeba ? Que se passe-t-il si j’organise une réunion d’une demi-journée ?
R : Non, le port de badges contenant les noms des participants n’est exigé que pour les réunions qui durent plus d’une journée.
Q : Comment l’accès aux participants est-il organisé dans le cas d’événements qui ne durent qu’une journée ou moins d’une journée ?
R : L’organisateur envoie la liste des participants par voie électronique dans n’importe quel format, de préférence classée par ordre alphabétique, au personnel du Centre de conférences 48 heures avant l’événement. Cette dernière se charge de veiller à ce que l’accès soit accordé par l’équipe de sécurité.
Q : Que se passe-t-il si j’ai d’autres noms à soumettre après avoir envoyé le modèle avec la majorité des participants.
R : Des noms supplémentaires peuvent être soumis au CCNU-AA en utilisant le même modèle.
Q : Que se passe-t-il si un ou plusieurs participants qui ne se sont pas inscrits décident de se présenter au bâtiment d’enregistrement des délégués ? L’accès au Centre de conférences des Nations Unies à Addis-Abeba leur sera-t-il refusé ?
R : Le CCNU-AA recommande vivement aux organisateurs d’affecter au bâtiment d’enregistrement des délégués des personnes chargées de faciliter l’accréditation de participants qui n’avaient pas confirmé mais qui se présentent le jour de l’événement. Une fois l’accréditation obtenue, les personnes affectées au bâtiment d’enregistrement des délégués contactent l’assistant(e) aux services de conférence désigné(e) qui vérifie et envoie le nom au personnel de sécurité.
Q : Les autocars sont-ils autorisés au Centre de conférences des Nations Unies à Addis-Abeba ?
R : Les autocars sont autorisés à entrer au CCNU-AA pour y déposer les participants et repartir. Les organisateurs doivent donner les détails suivants au personnel du CCNU-AA afin de faciliter l’entrée des autocars : :
- 1. Références du véhicule : numéro de plaque d’immatriculation et type de véhicule ;
- Nom et prénom du conducteur ;
- Heure d’arrivée.
Q : Le Centre de conférences des Nations Unies à Addis-Abeba est-il ouvert en fin de semaine ?
R : Les horaires de travail du CCNU-AA sont les suivants :
Du lundi au jeudi :
De 8 h 30 à 13 heures le matin
De 14 heures à 17 h 30 l’après-midi
Le vendredi : de 8 h 30 à 14 heures
Pour toute demande en dehors de ces heures de bureau, un préavis doit être donné au personnel du CCNU-AA pour s’assurer que tout le personnel nécessaire soit à la disposition du client et que l’espace et les installations soient opérationnels. Le client doit couvrir le paiement des heures supplémentaires pour le personnel dont les services sont requis au-delà des heures de travail.
Paiement
Q : Quand doit-on effectuer le paiement pour l’utilisation des installations du Centre de conférences des Nations Unies à Addis-Abeba ?
R : Le paiement doit être effectué dans le délai indiqué dans la facture pro forma. Si le paiement n’est pas effectué dans le délai imparti, la réservation des salles peut être annulée sans préavis à l’organisateur. Si les organisateurs ne peuvent respecter le délai imparti pour une raison impérieuse, ils doivent en informer le personnel du CCNU-AA à l’avance.
Q : Que se passe-t-il si des besoins supplémentaires s’avèrent nécessaires après le paiement?
R : Pour toute prestation supplémentaire demandée par l’organisateur, une facture révisée sera préparée pour le paiement du solde restant dû.
Q : Que se passe-t-il si les organisateurs utilisent plus de salles qu’initialement prévu ?
R : Pour toute prestation supplémentaire demandée après le début de l’événement, les organisateurs doivent envoyer une lettre d’engagement sur la base de laquelle la prestation demandée sera fournie. Le nouveau montant à payer est reflété dans la facture finale.
Q : Y a-t-il des frais d’annulation ?
R : Oui, des frais d’annulation de 5 % du coût estimé de l’événement sont facturés à tout client ayant réservé des salles de conférence 1 à 6 du CCNU-AA, à moins qu’un avis d’annulation ne soit reçu au moins une (1) semaine avant la date prévue pour le début de l’événement.
Installations et services du Centre de conférences des Nations Unies à Addis-Abeba
Q : Qui devons-nous contacter au Centre de conférences une fois le paiement effectué pour discuter des détails de notre événement ?
R : Un(e) assistant(e) aux services de réunion est désigné(e) responsable de la coordination de toutes les tâches liées à l’événement. Ce responsable contacte les organisateurs. Si le contact n’a pas été établi, les organisateurs peuvent contacter le personnel du CCNU-AA qui leur envoie le nom, le courriel et le numéro de téléphone portable du responsable désigné.
Q : Toutes les salles du Centre de conférences sont-elles équipées de projecteurs LCD ?
R : Oui, toutes les salles du CCNU-AA (salles de conférence et salles de réunion) sont équipées de projecteurs LCD qui peuvent être utilisés sans frais supplémentaires.
Q :Les organisateurs doivent-ils contacter directement les techniciens ?
R : Non, le responsable de la coordination s’occupe de tous les techniciens et électriciens et de toute installation requise pour tout événement, à condition que les besoins soient communiqués avant l’événement.
Q : Le Centre de conférences fournit-il aux clients des rallonges électriques et des adaptateurs multiprises ?
R : Ne disposant pas de suffisamment de rallonges, le CCNU-AA ne peut en fournir qu’un nombre limité. Si de nombreuses rallonges sont nécessaires, il est conseillé aux organisateurs d’apporter les leurs.
Q : Le Centre de conférences fournit-il une assistance en informatique ?
R : Oui, s’il y a un besoin particulier, les organisateurs sont tenus d’informer le responsable de la coordination de leurs besoins et une assistance leur est fournie en conséquence.
Q : Des participants peuvent se rendre aux salles de conférence directement depuis l’aéroport. Avez-vous des pièces où garder les valises ?
R : Non, le Centre de conférences ne fournit pas ce service
Bureaux
Q : Comment les bureaux du Centre de conférences sont-ils équipés ?
R : Les bureaux identifiés pour un événement spécifique sont équipés selon les besoins des clients : ordinateurs, imprimante, ligne internationale, fax, scanneur, photocopieur, etc.
Q : Les clés des bureaux sont-elles remises aux organisateurs ?
R : Non, le personnel de sécurité est disponible au guichet de la sécurité pour s’assurer que les salles sont ouvertes et fermées selon les besoins.
Documentation
Q : Nous avons des colis contenant nos bannières et des documents que nous devons envoyer au Centre de conférences, à qui devons-nous les adresser ?
R : Vous pouvez adresser tout colis lié à votre événement comme suit :
Commission économique pour l’Afrique (CEA)
Avenue Ménélik II
Centre de conférences des Nations Unies
À l’attention du Groupe de la gestion des réunions
Section des publications et de la gestion des conférences
B.P. 3001
Addis-Abeba, Éthiopie
Restauration
Q : La restauration est-elle incluse dans le forfait de la conférence ?
R : Le Centre de conférences a conclu un accord exclusif de restauration d’entreprise avec un fournisseur externe, Addis International Catering. Comme le Centre offre un service de guichet unique, tous les coûts liés à la restauration sont inclus dans une seule facture avec le forfait de la conférence. Les organisateurs n’ont pas besoin de contacter directement le prestataire de services de restauration, cette démarche étant facilitée par le personnel du CCNU-AA.
Q : Où se déroulent les réceptions ?
R : Le Centre de conférences dispose de cinq endroits (salles polyvalentes) qui peuvent être utilisés pour des déjeuners, des réceptions ou des dîners :
- Le restaurant des délégués (maximum de 200 personnes) ;
- La salle de banquet (maximum de 500 personnes assises) ;
- Le hall d’exposition (maximum de 900 personnes, si le hall n’est pas utilisé pour l’exposition)
- La cafétéria du personnel (exceptionnellement, si les autres endroits sont occupés)
- 5. Le Press Bar (exceptionnellement, si les autres endroits sont occupés)
Q : Où ont lieu les pauses café ?
R : Les pauses café ont lieu dans les allées spacieuses situées juste à l’extérieur des salles de conférence. Alternativement, pour les événements avec exposition, les pauses café peuvent être organisées dans le hall d’exposition.
Expositions
Q : Quelle est la superficie totale de l’espace d’exposition ?
R : La superficie totale de l’espace d’exposition est de 2 100 m2 avec une hauteur sous plafond de 3,12 m.
Q : Est-il possible d’avoir des stands dans le hall d’exposition ? Quelles sont les options de stand possibles et leurs prix ?
R : Il est possible d’exposer des produits ou des services dans des stands. Les stands les plus fréquemment utilisés sont de 6 m2 et les options de 9 m2. Cependant, d’autres optionsd’installation de stands sont également possibles en fonction des besoins des clients. Le hall peut accueillir 50 stands de 6 m2, ou 38 stands de 9m2.
Q : Qui installe les stands ? Leur installation est-elle facturée ?
R : Le personnel du CCNU-AA installe les stands, sans frais supplémentaires.
Q : Que comprend le forfait de la location de l’espace d’exposition ?
R : Le forfait comprend un stand installé selon le plan convenu, une étagère, deux chaises, une table de 80 x 80 cm, un tableau et des spots d’éclairage.
Q : Y a-t-il de la moquette à l’intérieur des stands ?
R : Il n’y a pas de moquette dans les stands. Toutefois, s’ils en ont besoin, les organisateurs peuvent en apporter eux-mêmes.
Q : Que faire si j’ai besoin de plus de tables et de chaises que ce qui est prévu dans le forfait ?
R : Des tables et des chaises supplémentaires peuvent être fournies sur demande pour un petit supplément.
Q : Pouvons-nous exposer uniquement des affiches ou des photos ?
R : Oui, nous fournissons des panneaux pliants (présentoirs d’exposition) de 60 x 180 cm, qui sont recouverts de tissu prêt pour la fixation par velcro des affiches à exposer, pour un coût de location à la journée.
Q : Y a-t-il une autre option pour la location du hall d’exposition ?
R : Oui, il existe une option de location de l’espace uniquement, où vous pouvez apporter et installer votre propre matériel.
Q : Quand dois-je envoyer le plan de mon exposition ?
R : Dans l’idéal, il est recommandé de le faire une semaine avant l’événement afin de donner au personnel du CCNU-AA suffisamment de temps pour une planification appropriée.
Q : Pouvons-nous avoir des prises de courant dans le hall d’exposition ?
R : Oui, en raison du nombre limité de rallonges, il est conseillé aux organisateurs d’apporter les leurs s’ils en ont besoin.
Q : En cas d’exposition de machines, le hall d’exposition a-t-il une capacité en puissance suffisante pour exposer des machines ?
R : L’organisateur doit fournir la liste des machines avec leur consommation électrique et leurs besoins en courant bien à l’avance afin de déterminer la capacité – les décisions sont prises au cas par cas.
Q : Y a-t-il une limite de poids pour exposer des machines ?
R : Oui, la capacité de charge maximale du plancher d’exposition est de 250 kg par m2. En outre, l’organisateur doit fournir les dimensions des machines pour que le personnel du CCNU-AA puisse vérifier les limites d’accès.
Q : Comment les exposants apportent-ils leurs produits à exposer au Centre de conférences ?
R : Il incombe aux organisateurs de préparer les informations suivantes : les noms des exposants, le nom de l’entreprise, la liste des matériaux qu’ils souhaitent apporter, le nom du chauffeur qui apportera les articles avec les détails et le numéro d’immatriculation du véhicule qui sera utilisé pour transporter les articles. Une fois ces informations obtenues, le responsable chargé par le CCNU-AA de la coordination prend les mesures nécessaires pour faciliter l’entrée.
Q : Comment les exposants retirent-ils leurs produits du Centre de conférences une fois l’événement terminé ?
R : Les détails des véhicules doivent être compilés et communiqués par l’organisateur au responsable de la coordination désigné afin de faciliter l’accès. Les exposants peuvent ensuite sortir leur matériel du CCNU-AA sans difficulté.
Q : La sécurité des expositions est-elle assurée au Centre de conférences ? Les exposants peuvent-ils laisser des objets de valeur du jour au lendemain ?
R : Le CCNU-AA est généralement un endroit sûr. Cependant, le hall d’exposition peut être accessible à tout passant, il est donc déconseillé d’y laisser des objets de valeur, notamment des ordinateurs portables. Alternativement, un service de sécurité peut être organisé à la demande, à condition que les organisateurs fassent les frais des heures supplémentaires requises.
Interprétation
Q : Quelles sont les langues officielles de l’ONU ?
R : L’ONU compte six langues officielles : l’anglais, l’arabe, le chinois, l’espagnol, le français et le russe. L’interprétation et la traduction correctes dans ces six langues, tant à l’oral qu’à l’écrit, sont très importantes pour le travail de l’Organisation, car elles permettent une communication claire et concise sur des questions d’importance mondiale.
Q : Quelles sont les langues de conférence de la CEA ?
R : Les langues des réunions et conférences de la CEA sont l’arabe, l’anglais et le français. Lorsque des réunions ont lieu à l’étranger dans un pays dont la langue n’est pas une langue de travail de la CEA, le Gouvernement hôte fournit l’interprétation depuis et vers sa langue nationale.
Q : Le Centre de conférences met-il des interprètes à la disposition de ses clients externes ?
R : Oui, la CEA travaille avec des interprètes indépendants dont les services peuvent être fournis à la demande à la CEA, aux organismes des Nations Unies, aux organisations privées, etc.
Q : Comment savoir combien d’interprètes demander ?
R : Les interprètes travaillent généralement en équipes de deux par cabine ; ils se relayent toutes les 30 minutes pour l’interprétation simultanée et toutes les heures ou à peu près pour l’interprétation consécutive. Les conditions minimales de travail régissant le recrutement d’interprètes pour la CEA sont les suivantes :
Interprétation simultanée : Pour les sessions d’une durée maximale de trois heures, un minimum de deux interprètes sont assignés par langue. Lorsque l’interprétation vers et depuis une langue particulière est assurée à partir d’une cabine, trois interprètes capables de travailler dans les deux langues sont affectés.
Interprétation consécutive : Au moins deux interprètes sont affectés aux réunions de plus d’une heure.
Interprétation pour les missions : L’équipe d’interprétation détermine le nombre d’interprètes requis en fonction de la durée et de la nature technique de la mission, de la taille et de la composition de l’équipe de mission, ainsi que de la disponibilité ou de l’indisponibilité d’interprètes dans le pays de la mission.
Q : Ai-je besoin d’un interprète recruté par la CEA si les autorités ont leur propre interprète ?
R : Le protocole diplomatique international exige que chaque partie ait son propre interprète. C’est pourquoi pour les réunions de haut niveau impliquant la direction de la CEA ou des fonctionnaires de haut niveau des pays membres, il convient que chaque partie dispose d’un interprète.
Q : Comment savoir si l’interprète respectera le caractère confidentiel des entretiens ou réunions ?
R : La confidentialité est un principe éthique fondamental du travail des interprètes professionnels. Les interprètes indépendants sont liés par les clauses de confidentialité figurant dans leurs contrats, ainsi que par leur code de déontologie professionnelle.
Q : Comment demander des services d’interprétation ?
R : Les organisateurs doivent indiquer complètement leurs besoins de services d’interprétation lorsqu’ils font la réservation de leur événement. Étant donné que les événements à l’étranger peuvent nécessiter des interprètes provenant de pays autres que celui de l’événement, les demandes d’interprétation doivent être communiquées au responsable chargé par le CCNU-AA de la coordination dès le début de la planification d’une mission ou d’un événement, même si les dates ne peuvent pas encore être confirmées.
Q : Comment obtenir une approximation du coût des services d’interprétation ?
R : Dès réception des besoins d’interprétation des organisateurs, le CCNU-AA calcule les coûts des services d’interprétation et les inclut dans la facture pro forma qui est fournie au client.
Q : Comment réduire au minimum les coûts d’interprétation ?
R: La façon dont votre programme est préparé est un facteur clé pour maintenir le coût de l’interprétation au plus bas. Garder les sessions qui nécessitent une interprétation certains jours de l’événement est un moyen de contrôler le coût. Cependant, dans certains cas, ce n’est pas possible parce que toutes les séances nécessitent une interprétation. Éviter d’organiser simultanément plusieurs sessions plénières et leur préférer des sessions consécutives est un autre moyen de réduire les coûts. Il faut deux interprètes par équipe et les sessions simultanées augmentent le nombre d’interprètes requis. Une bonne gestion des sessions avec des interventions ciblées et concises (plutôt que des intervenant qui digressent, abordent des questions hors sujet et se répètent) sont d’autres facteurs qui aident à maintenir les sessions dans les délais convenus et à éviter le coût d’heures supplémentaires pour les interprètes. Le strict respect des temps impartis pendant la réunion en est un autre. Si votre réunion commence en retard et que les pauses café et le déjeuner se prolongent au-delà des horaires indiqués, votre événement risque de dépasser l’heure de clôture prévue à l’ordre du jour. C’est ce qui contraint souvent les interprètes à devoir travailler au-delà de leurs six heures de travail et à facturer des heures supplémentaires. Sinon, il faut faire appel à une nouvelle équipe d’interprètes dont le travail jusqu’à la fin de l’événement doit être payé au tarif journalier. Dans ce cas en effet, même s’ils ne travaillent qu’une à deux heures jusqu’à la fin de l’événement, en vertu des dispositions de l’accord entre l’AIIC et l’ONU, ils doivent être payés pour une journée complète.
Q : Ma division peut-elle recruter ses propres interprètes à un tarif plus avantageux ?
R : L’Organisation des Nations Unies (ONU), et par extension la CEA, est liée par l’Accord entre l’Organisation des Nations Unies et l’Association internationale des interprètes de conférence (AIIC). Par conséquent, les interprètes recrutés par la CEA doivent être accrédités par l’ONU et répondre à ses normes professionnelles. Afin d’assurer une qualité optimale du travail effectué, l’équipe d’interprétation tient à jour une liste d’interprètes accrédités par l’ONU basés localement et à l’étranger, avec plusieurs combinaisons linguistiques, pour organiser des réunions et des événements à Addis-Abeba et à l’étranger. Le CCNU-AA est donc responsable en dernier ressort de l’embauche d’interprètes pour les événements organisés par la CEA à son siège et dans ses bureaux régionaux.
Q : Que doivent faire les organisateurs pour que le CCNU-AA recrute des interprètes ?
R : Les organisateurs sont tenus d’envoyer le programme de travail de la réunion et de préciser les langues dans lesquelles l’interprétation est requise (français en anglais ou anglais en français).
Q : Quelle est la différence entre la traduction et l’interprétation ?
R : La traduction concerne des documents écrits entre plus d’une langue et l’interprétation concerne du contenu parlé entre plusieurs langues. Bien que les compétences linguistiques et culturelles soient essentielles, la qualité la plus importante d’un bon traducteur est sa capacité de bien écrire dans la langue cible. Les traducteurs qualifiés doivent être en mesure de comprendre la langue source et la culture du pays d’où provient le texte, puis, en utilisant une bonne bibliothèque de dictionnaires et de documents de référence, de restituer ce texte de manière claire et précise dans la langue cible. Lors du choix d’un traducteur, il est important d’insister pour qu’il ou elle ne traduise que dans sa langue maternelle et dans un domaine qu’il ou elle maîtrise parfaitement.
L’interprétation est une forme de traduction orale, permettant une communication interlinguistique en temps réel, dans le cadre d’un face à face, d’une conférence ou par téléphone. On peut également l’appeler traduction orale, traduction en temps réel ou traduction personnelle. C’est le processus où une personne répète ce qui est dit à haute voix dans une autre langue. L’interprétation, tout comme la traduction, est essentiellement une paraphrase – l’interprète écoute un locuteur dans une langue, saisit le contenu de ce qui est dit, puis paraphrase sa compréhension du sens en utilisant les outils de la langue cible. Un interprète change les mots en sens, puis transmet le sens en mots– d’une langue différente. Un interprète doit être capable de traduire dans les deux sens sur le champ, sans utiliser de dictionnaires ou autres documents de référence. Tout comme vous ne pouvez pas expliquer à quelqu’un une pensée si vous ne l’avez pas bien comprise, vous ne pouvez pas non plus traduire ou interpréter quelque chose sans maîtriser le sujet relayé. Pour être efficace, l’interprète décide la meilleure façon de transmettre à la fois le sens des mots et le contexte dans lequel ces mots ont été utilisés. Cela nécessite un haut niveau d’expertise dans un domaine, une connaissance actuelle des différentes cultures, ainsi que beaucoup de compétence et d’expérience.
Q : Les services d’interprétation sont-ils soumis à un contrôle qualité ?
R : Oui, c’est le cas après chaque événement. Les interprètes doivent avoir une maîtrise parfaite de la langue dans laquelle ils interprètent, faire preuve de compétences professionnelles et d’une maîtrise des sujets abordés afin d’interpréter de façon précise et complète un large éventail de sujets. Immédiatement après la fin de la prestation du service d’interprétation, le CCNU-AA adresse un questionnaire au client pour s’enquérir de son degré de satisfaction, afin de veiller au maintien de la meilleure qualité possible. Si ce n’est pas le cas et qu’une prestation médiocre est portée à l’attention de l’équipe de l’interprétation, même durant l’événement, des mesures correctives sont immédiatement prises pour y remédier.